FAQ Bürokonzept

Warum führt die UZH ein Bürokonzept ein?

Ein Blick auf die bestehende Bürolandschaft an der UZH zeigt, dass wir Optimierungsbedarf haben. Viele der Büros sind kleinräumig und mit fixen Arbeitsplätzen ausgestattet. Letztere stehen bei Abwesenheit der Nutzenden – beispielsweise während Sitzungsteilnahmen, Vorlesungen oder mobilem Arbeiten – leer.

Was zurzeit fehlt, sind zudem mehr multifunktionale Räume, die flexible Arbeitsformen ermöglichen und den Ansprüchen an modernes und attraktives Arbeiten gerecht werden. Die UZH wird Büros daher künftig flexibler und smarter einrichten, um so der Vielfalt der verschiedenen Tätigkeiten besser Rechnung tragen zu können.

Das alles geschieht auch vor dem Hintergrund, dass der Raum, der für jeden einzelnen zur Verfügung steht, mit dem übermässig starken Studierendenwachstum der Universität Zürich immer knapper wird. Das Angebot kann aufgrund des finanziellen Rahmens der UZH wie auch der langen Planungs- und Bauzeit eines Gebäudes nicht gleich schnell mitwachsen. Die Antwort darauf ist daher auch eine möglichst effiziente Nutzung vorhandener und künftiger Flächen.

Mit der Einführung von zeitgemässen Bürokonzepten kann die UZH knappe finanzielle Mittel optimal einsetzen und zeitgleich Arbeitsumgebungen für die UZH-Angehörigen bereitstellen, die für die jeweilige Tätigkeit grad optimal sind. So entsteht eine Win-Win-Situation.

Wo kommt das Bürokonzept erstmals zur Anwendung?

Als erstes wird das Bürokonzept bei den drei ZDU-Einheiten der Immobilien und Betrieb (nur die Abteilungen im heutigen Gebäude Stampfenbachstrasse 73), Direktion Finanzen und Personal sowie Zentrale Informatik angewandt. Diese ziehen gemäss aktueller Planung ab 2022/2023 in den West-Park an der Pfingstweidstrass 60. Ebenso wird es zur Standortoptimierung der Bereiche der Universitätsleitung umgesetzt.

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir das Bürokonzept vorerst nur bei grösseren Neuanmietungen, Neubauten und Gesamtinstandsetzungen umsetzen. Die Bestandesgebäude folgen in zeitlich nachgelagerten Schritten und sind aufgrund der engen finanziellen und personellen Ressourcen aktuell noch nicht konkret in Planung.

Wie ist die Mitsprache bei der Umsetzung des Bürokonzepts? Wie wird Rücksicht auf die Nutzenden genommen?

Wir sammeln Erfahrungen in verschiedenen Pilotprojekten. Beim Beispiel West-Park wurden bereits die Abteilungsleitenden der ZDU-Einheiten zu Workshops eingeladen. Nächstens werden weitere Nutzervertretende aus diesen ZDU-Einheiten zur Mitgestaltung eingeladen. Weitere Erkenntnisse werden wir auch beim UL-Büropilot-Projekt für die Mitglieder der Universitätsleitung und im Projekt Kurvenstrasse gewinnen.

Analog wird dann bei den Fakultäten und Instituten verfahren werden. Idealerweise decken die Nutzervertretenden, welche die Workshops besuchen, ein breites Spektrum der Tätigkeiten ab und können über die Arbeitskultur Auskunft geben.

Wie wird die Umsetzung der neuen Arbeitswelten in den Direktionen, Fakultäten und Instituten begleitet?

Die Erarbeitung der neuen Bürolayouts geschieht für alle Einheiten in enger Abstimmung mit der Direktion Immobilien und Betrieb. Die notwendigen Ressourcen hierfür sind allerdings an enge Budgetvorgaben gebunden und die UZH-Einheiten werden daher um Geduld gebeten. Die Einbindung der Nutzenden, wie auch die Umsetzung der Bürolayouts, für verschiedene Einheiten werden etappiert und damit über einen längeren Zeitraum stattfinden. In einem ersten Schritt wird das Bürokonzept bei grösseren  Neuanmietungen, Neubauten und Gesamtinstandsetzungen umgesetzt.

Gibt es dann keine Einzelbüros mehr?

Das Bürokonzept sieht in der Regel non-territoriale Arbeitsplätze vor. Mit Einzelbüros ist eine Non-Territorialität kaum herzustellen. Dennoch sieht das Bürokonzept vor, dass je nach Tätigkeit und Einheit für rund 10% der Flächen Einzelbüros möglich sind.

Wie sollen die Mitarbeitenden im Open Space in Ruhe arbeiten, da fühlt man sich doch beobachtet?

Der Vorteil von grösseren Räumen ist, dass ein besserer Austausch stattfindet. Durch gestalterische Massnahmen im Raum (je nach Location z.B. Vorhänge, Gestelle als Raumteiler) kann der Effekt des Beobachtet-Werden reduziert werden. Zudem werden wir mit den Nutzenden auch Change-Workshops durchführen, in denen wir die Kultur der Zusammenarbeit erörtern, sodass das Arbeiten in den neuen Büroumgebungen am Ende des Prozesses für alle stimmig, konstruktiv und angenehm ist.

Wie viele kleine Arbeitsräume für Rückzug und Calls stehen zur Verfügung?

Das neue Bürokonzept sieht Rückzugsmöglichkeiten vor für Telefonate, Calls und vertrauliche Gespräche. Die Nutzervertretenden können sich in den Workshops einbringen, um die Zahl und Ausgestaltung mitzuprägen.

Wenn es unattraktiv wird, ins Büro zu kommen, wird der Austausch unter den Mitarbeitenden zurückgehen.

Neue Arbeitswelten sollen für den Austausch vor Ort motivieren. Vor allem sollen zeitgemässere, bedarfsgerechtere und innovativere Arbeitsumgebunden geschaffen werden. Das Ziel ist es, auch vor dem Hintergrund des mobilen Arbeitens in den Gebäuden der UZH die Möglichkeiten für Begegnung, Austausch und Kooperation zu verbessern.

Wird es immer genügend Arbeitsplätze für alle geben?

Zumal die UZH in Zukunft auf neue Konzepte mobilen Arbeitens setzt, wird langfristig nicht mehr jeder einzelne dauerhaft vor Ort arbeiten. Somit sind für jene, die vor Ort kommen, immer genügend Arbeitsplätze vorhanden. Werden für ein Team an beispielsweise Team- oder Workshop-Tagen mehr Plätze benötigt, kann immer auf leere Arbeitsplätze ausgewichen werden.